Integritetspolicy

Som en del av Göteborgs universitet tillämpar Wexsus dataskyddsförordningen General Data Protection Regulation, GDPR, med kompletterande lagstiftning.

På den här sidan samlar vi information om hur personuppgifter behandlas vid Wexsus. Har du frågor om hur universitetet behandlar personuppgifter hittar du mer information på gu.se och du är välkommen att kontakta Göteborgs universitets dataskyddsombud.

• Läs mer: Till gu.se
• Kontakta: dataskyddsombud@gu.se

Wexsus behandlar personuppgifter för att kunna utföra vårt uppdrag att genom samverkan stärka samhällets förmåga till hållbar omställning. Vi förmedlar forskning och kunskap om hållbar utveckling, skapar nätverk, knyter kontakter och bygger relationer mellan samhällssektorer, forskningsfält och discipliner.

Behandlingen av personuppgifter sker enligt fastställda rutiner för insamling, lagring, tillgång och gallring. Vi använder tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert och korrekt sätt.

Vad menas med personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en identifierbar person, till exempel namn, e-postadress, yrkestitel eller arbetsgivare.

I vilka situationer behandlar Wexsus personuppgifter?

Wexsus behandlar personuppgifter för att:

• Genomföra och administrera evenemang så som möten, seminarier, webbinarier och konferenser.
• Hantera prenumerationer på nyhetsbrev och andra utskick.
• Förmedla kontakter som underlätta samverkan mellan akademin, företag, offentliga aktörer och civilsamhället.
• Administrera deltagande i forskarnätverk och expertgrupper.
• Dokumentera, administrera och följa upp deltagande i aktiviteter och projekt.
• Kommunicera och informera genom olika kanaler.
• Förbättra användarupplevelsen i våra kanaler och erbjudanden.

Vilken typ av personuppgifter behandlas?

Wexsus behandlar följande typer av personuppgifter:

• Kontaktuppgifter så som namn, e-postadress och telefonnummer.
• Professionsinformation så som titel, roll, expertområde och arbetsgivare.
• Studierelaterad information så som lärosätestillhörighet, ämneskunskap och kursuppgifter.
• Uppgifter kopplade till deltagande i aktiviteter (till exempel möten, seminarier och konferenser) så som typ av deltagande och matpreferenser.
• Uppgifter för kommunikation i interna och externa kanaler, så som bilder, video och kontaktpreferenser.
• Uppgifter som beskriver användarbeteende och -upplevelse i våra kanaler (till exempel webb och nyhetsbrev) så som kakor och användarens bedömning av innehållet.

Personuppgifterna samlas oftast in direkt från den registrerade, men kan i vissa fall komma från en arbetsgivare eller offentligt tillgängliga källor så som en publik webbplats.

Rättslig grund för personuppgiftsbehandling

Behandlingen av personuppgifter baseras på följande rättsliga grund enligt GDPR:

• Allmänt intresse (Art. 6.1 e) – då Wexsus är en del av en myndighet och har i uppdrag att samverka med det omgivande samhället, främja en hållbar utveckling nationellt och globalt, främja ett livslångt lärande samt bidra till ett nära samband mellan och hög kvalitet i utbildning och forskning så som bland annat beskrivs av Högskolelag (1992:1434) 1 kap 2 §, 3 §, 4 § och 5 §. 

Hur skyddas personuppgifterna?

Wexsus följer gällande säkerhetsstandarder och rådande riktlinjer för att skydda personuppgifter, i enlighet med de riktlinjer som fastställts av Göteborgs universitet. 

Exempel på skydd är:

• Begränsad tillgång till personuppgifter baserat på behörighet och adekvat utbildning för behörig personal.
• Kryptering av uppgifter vid behov.
• Rutiner för säker lagring och gallring av uppgifter.

Om en incident inträffar

Vid en personuppgiftsincident hanteras ärendet enligt fastställda rutiner, och berörda individer informeras i enlighet med GDPR-artikel 33 och 34.

Vem kan ta del av mina personuppgifter?

Eftersom Wexsus är en del av Göteborgs universitet omfattas vi av offentlighetsprincipen. Det innebär att information, inklusive vissa personuppgifter, kan komma att lämnas ut på begäran, om det inte finns sekretesskäl som förhindrar detta. Personuppgifter kan också delas med samarbetspartners och leverantörer när det är nödvändigt för verksamheten, och då sker det enligt gällande regler och avtal.

Överföring av personuppgifter till tredjeland

Wexsus kan i vissa fall överföra personuppgifter till tredjeland (länder utanför EU/EES). Sådana överföringar sker endast när det finns lagligt stöd och med lämpliga skyddsmekanismer, exempelvis genom avtal med standardavtalsklausuler.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Eftersom Wexsus är en del av Göteborgs universitet omfattas vi av arkivlagen. Det innebär att information, inklusive vissa personuppgifter, kan komma att arkiveras. Då sparas informationen för all framtid i universitetets arkiv. I övriga fall lagras personuppgifter endast så länge som de behövs för det ändamål för vilket de samlades in. Gallring sker enligt fastställda rutiner och i enlighet med gällande lagstiftning.

Dina rättigheter

Som registrerad har du rätt att begära tillgång till dina personuppgifter och information om hur de behandlas, rättelse om något är felaktigt, radering av dina uppgifter i vissa fall, begränsning av behandlingen av dina uppgifter samt att invända mot behandling som sker med stöd av allmänt intresse. Du har även rätt att begära dataportabilitet, vilket innebär att du kan få ut dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format. Om du anser att dina rättigheter inte respekteras har du möjlighet att lämna klagomål till en tillsynsmyndighet. För att utöva dina rättigheter kan du kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges nedan.

Vill du veta mer

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Wexsus via e-post: info@wexsus.se.

Du kan även vända dig till Göteborgs universitets dataskyddsombud för frågor kring personuppgiftshantering: dataskyddsombud@gu.se.

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande lagstiftning har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): https://www.imy.se